1. 单位空间：通过设立多级目录，分类存放单位及各科室文件。统一管理单位内部的所有电子文档资料。

2. 个人空间：终端用户可以在我的文档中建立个人文件库，集中管理上级单位下发的多种文件等相关重要素材。

（二）文档自动备份

当单位文档或硬盘因人员误操作或病毒感染导致损坏时，可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复，充分保证单位内部核心文档的完整和安全。

（三）文档权限管理

建立内部权限管理体系，根据单位组织结构和使用角色，对不同的文档资源赋予不同的访问权限，确保相关办公人员在可控状态中访问单位文档资源。

（四）文档版本管理

自动维护每个文档历史版本。每次完整的修改结果都会记录下来，可以知道任何时间任何人对这个文档做过的修改。这样有效防止错误修改造成的文档信息丢失，保证文档编辑前后的完整性、安全性和可追溯性。

（五）文档安全共享

区别于普通文件共享功能，用户可配置共享文档的使用权限和使用对象。同时为共享对象提供智能提醒功能，有效保证了重要文档在共享流转过程中的安全。

（六）文档高效检索

系统支持全文检索、高级检索、分类检索等多种方式，用户可根据文档的名称、内容、作者、上传时间等信息进行快速搜索并找到需要的文档。

（七）三员管理

根据分级保护有关规定和国家保密标准要求，系统支持“三员”管控体系。即系统管理员负责日常维护工作、安全管理员负责权限分配、审计员负责审计其他二员操作情况，有效避免的超级管理员权限过大的安全隐患。

（八）详细日志审计

系统提供完善的系统日志和审计记录，自动记录所有用户的文件操作记录和管理日志，实现单位文档的操作记录均有迹可循，实时监控每个文档的操作动态。